【图书资料类】海南职业技术学院学生档案管理办法

第一条 为了加强学生档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为学生成才和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》，参照中央组织部、国家档案局关于《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的有关规定，同时结合我校实际情况，制订本办法。

第二条 学生档案是学校按照培养全面发展的高素质人才的要求，记载学生在校培养过程中形成的学生个人经历、政治思想、品德作风、专业业务能力、日常表现内容的文件材料，是全面的考核、了解学生的重要依据，是学校学生教育、管理工作的重要组成部分。

第三条 学生档案工作由各二级学院负责收集、整理，资源信息中心（图书馆）学生档案室负责监督、指导、归档及管理。

第四条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度严格保管，确保学生档案的完整与安全。

第五条 学生档案的建立应以学校招生部门提供的新生录取大表为依据。各二级学院指定专人按专业收集学生档案。

第六条 档案收集的内容包括：

（一）学生录取档案材料(高中或中等专业学校个人档案及报考档案)；

（二）普通高等学校招生考生报名登记表（招生办提供）；

（三）新生入学登记表；

（四）学生个人身份证及户籍复印件；

（五）体检表（由后勤保卫处提供）；

（六）大学期间各类奖励材料；

（七）学生每学年思想品德鉴定；

（八）毕业生学籍成绩单；

（九）毕业生登记表；

（十）职业资格鉴定审批表等其它应入档的材料；

（十一）毕业生就业通知书(介绍信)；

（十二）处分决定材料、退学等有关资料；

（十三）党团材料。

第七条 学生被我校录取后，学校招生就业处（就业指导中心）应向资源信息中心（图书馆）提供新生录取大表和录取档案材料，学生档案室工作人员将其与新生花名册核对，检查新生录取档案是否齐全，姓名、专业等信息是否相符，将档案登记造册。

第八条 学生入校后，由资源信息中心（图书馆）指导二级学院建立学生在校个人档案。编写档案袋号（与学号统一号码），清查袋内材料，如有材料欠缺，应以班为单位，由辅导员（班主任）及时收集有关材料，装入个人档案。

第九条 学生在校期间，受到各级单位表彰的材料、处分决定材料、高中自带档案袋、新生入学登记表、个人身份证及户籍复印件、职业资格考试审批表、学生每学年思想品德鉴定表等，每学期清理一次，定期归档，不得错装、漏装。

第十条 学生毕业前，由二级学院指定专人完成所有档案收集工作。负责收集材料人员应本着对社会、学生负责的态度，注重材料的完备性、真实性和严肃性，认真做好档案材料的收集归档工作。按时交给资源信息中心（图书馆），协助装封毕业档案。

第十一条 资源信息中心（图书馆）要做好防火、防盗、防虫等安全工作，非工作人员未经允许不得随意进出。

第十二条 资源信息中心（图书馆）每年要对学生档案作一次全面核对、清理，防止档案的遗失和积压。

第十三条 为确保学生档案的保密性和严肃性，学生档案一般不予查阅。除有关领导因工作需要查阅外，不予借阅。如有特殊情况，须经二级学院和资源信息中心（图书馆）领导签字同意后方可查阅。查阅档案时，查阅人和档案管理人员均应对袋内材料进行清点、核对，档案中的任何材料不得销毁、涂改，违者将追究责任。需要复印档案中有关内容，须经学校分管校领导批准。

第十四条 校外单位由于工作需要查阅学生档案的需由工作单位开出查阅档案证明，查阅人须带工作证、本人身份证，并向学校提出申请经学校分管校领导同意，学生档案管理人员检验证件后方可查阅。查阅档案时，不允许拍照，需要复印档案中有关内容，须经学校分管校领导批准，学生档案一律不向外借出。

第十五条 学生毕业后，毕业档案暂时存放学校至次年的三月份，次年四月份将根据各省市县要求统一退回原生源所在地人力资源和社会保障局、教育局或当地人才交流中心，或按各省市县具体要求时间内邮寄（按当年文件要求）。

第十六条 毕业生被有关单位录用的，资源信息中心（图书馆）学生档案室根据相关单位开出的调档涵及招生就业处提供的高等学校就业协议书上的单位名称、地址及收件人，以邮政速递件寄发；未落实工作单位及暂缓就业的学生可提出申请并与资源信息中心（图书馆）学生档案室签订暂存档案协议书要求学校免费存放一年或两年（不能超过两年），两年后仍未落实工作单位，学校按规定退回原籍。

第十七条 单位派人领取毕业生档案时，应由接收单位开出调档函，单位领取档案人员需带本人身份证及工作证等，由档案管理人员检验证件，按机要件办理移交手续。

第十八条 学生因工作或升学需要领取毕业生档案时，按机要件交接程序办理有关手续。学生应认真检查档案的密封情况，并妥善保管，个人不得私拆档案袋。因由个人拆封造成的档案材料丢失、破损以及失效等责任自负。

第十九条 除正常毕业外，因学生个人原因需办理转递邮寄档案的，其邮寄费由学生本人承担。

第二十条 学生因转学、退学等需要转递档案的，由教学与就业管理处提供离校通知书后方可转递。

第二十一条 新生录取后未到我校报到的，其档案原则上按招生录取部门的有关规定处理。

第二十二条 本办法自发文之日起执行，原《海南职业技术学院学生档案管理办法》(海职院办〔2010〕11号)同时废止。

第二十三条 本办法由资源信息中心（图书馆）负责解释。