【图书资料类】海南职业技术学院档案管理实施细则

第一条  为了逐步实现档案工作规范化，不断提高档案管理水平，有效地为学校各项工作服务和为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》及其它有关法规，结合我校工作实际，特制定本实施细则。

第二条　我校形成的各类档案，是学校各项工作和活动的真实记录和宝贵史料，是党和国家的宝贵财富，必须由资源信息中心（图书馆）集中统一管理。

第三条　我校的档案工作是学校工作的重要组成部分，是提高学校工作效率和教育质量及科研水平的重要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校发展规划，纳入议事日程，纳入教育、科研和行政管理人员职责范围，做到“四同步”：在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条　我校的各类档案是指在党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财务会计等方面工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种载体的材料，包括图纸、图表、实验记录、文字材料、计算材料、照片、录像带、录音带、模型、实物等。

第五条　档案部门必须严格贯彻执行党和国家规定的保密制度，在确保档案安全和国家机密的前提下，按规定搞好对社会的开放利用。

第六条 我校档案工作在分管校领导和资源信息中心（图书馆）的直接领导下行使职能。同时接受上级教育行政管理部门和档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第七条 各二级单位由一名负责人分管本单位的档案工作，根据需要设专职或兼职档案工作人员1～2名，并把做好归档工作纳入有关人员的责任范围，作为绩效考核的内容之一。

第八条 学校资源信息中心（图书馆）是永久保存全校各类档案的职能管理部门，是向学校和社会提供利用档案的中心，也是对全校档案工作进行指导的业务管理机构。

第九条 资源信息中心（图书馆）的基本任务如下：

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

(二)建立健全学校档案工作规章制度；

(三)指导、监督、检查校内各单位立卷归档工作；

(四)负责接收、整理、保管、鉴定、利用、统计及管理全校各类档案及有关资料；

(五)建立健全学校档案工作网络；

(六)配备必要的现代化管理手段，编制必要的检索工具和参考资料，开展档案的开放和利用工作，为社会和学校各项工作服务；

(七)开展档案宣传工作和档案利用者教育活动；

(八)参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流，开展档案学术研究和交流活动。

第十条　按照集中统一管理原则，我校档案工作实行统一领导、分级管理。各单位应按本细则的规定定期向资源信息中心（图书馆）送交归档资料。对于某些需特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。 　 

第十一条　从方便工作出发，在档案数量较多、条件成熟的单位设立分室，负责本单位的档案工作，业务上受资源信息中心（图书馆）领导，每年向资源信息中心（图书馆）报送新增库存目录，并不定期向资源信息中心（图书馆）移交永久保存的档案。

第十二条　档案工作人员属专业干部，其职称和待遇按国家有关规定执行，与教学、科研、图书资料人员同等对待，并保持相对稳定。档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，坚持四项基本原则，严守国家机密，忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。对玩忽职守造成档案损失的有关领导和个人，应根据情节轻重，严肃处理，直到追究法律责任。

第十三条　学校在编报预算时，要把档案管理所需经费纳入计划，单列专款，由资源信息中心（图书馆）统筹安排，各职能部门应在切块经费中给予适当资助。

第十四条  各部门应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十五条　各部门应做到档案工作与各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收等各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十六条　各部门对科研成果和基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收、不予上报成果。

第十七条　学校实行文件形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查，装订后向学校资源信息中心（图书馆）移交。

第十八条　文件材料的归档范围：

(一)党政管理类

主要包括校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录，党政群各部门的工作计划、总结、上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

（二）学生类

主要包括学生高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(三)教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(［1987］教工字016号)执行。

(四)科研类

按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发［1987］6号)执行。

(五)基本建设类

按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发［1988］4号)执行。

(六)仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(七)产品生产类

主要包括自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

(八)出版物类

主要包括自行编辑出版的学报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(九)外事类

主要包括有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料，授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

(十)财会类

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财预字［1984］第85号)执行。

以上各类指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。具体内容详见各种门类档案管理实施细则。

第十九条　归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。

第二十条　归档时间要求：

(一)党政群各部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；

(二)各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次年寒假前归档；

(三)科研、基建等部门，应在项目完成后三个月内归档。

第二十一条　凡由本校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十二条　学校档案原则上由资源信息中心（图书馆）永久保管。在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家综合档案室接收范围时，应向有关国家综合档案室提供所需部分档案原件或复制件。

第二十三条　个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向资源信息中心（图书馆）移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第二十四条　资源信息中心（图书馆）要按照《普通高等学校档案实体分类方法》对档案进行分类、编号和排列。

第二十五条　资源信息中心（图书馆）应定期做好档案的鉴定工作，对保管期限已满的档案，应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定，提出具体意见，登记造册，报分管校长批准后，方可销毁。销毁时要有2人以上监销，监销人要在销毁清册上签字。

第二十六条　资源信息中心（图书馆）的保管工作要求做到：

(一)资源信息中心（图书馆）按国家档案部门标准化、规范化要求，加强保管，编辑馆藏目录和其它检索工具，做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便。条件成熟时，开展微机检索。

(二)严格执行安全和保密制度。库房要有“八防”(防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防霉变)措施，专人负责，经常检查档案保管情况，确保档案的安全。

(三)认真执行档案查、借阅制度，严格履行查、借、复印的审批手续。

第二十七条　资源信息中心（图书馆）应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。

第二十八条　资源信息中心（图书馆）应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇到特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第二十九条　资源信息中心（图书馆）应设立专门的阅览室，提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南等。

第三十条　对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经资源信息中心（图书馆）主任同意，涉及未公开的技术问题须经科研处负责人同意，必要时报请校领导审查批准。

第三十一条　资源信息中心（图书馆）所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经资源信息中心（图书馆）主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。查阅校党委、行政会议记录需经分管校领导批准。

第三十二条　资源信息中心（图书馆）应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。

第三十三条　对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经资源信息中心（图书馆）主任同意或经校领导批准。

第三十四条　资源信息中心（图书馆）应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。

第三十五条　资源信息中心（图书馆）应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对优秀的工作人员、兼职档案员和突出的服务成果、研究成果学校给予奖励。　　

第三十六条  有下列事迹之一的单位和个人，由学校或本单位、本部门给予表彰奖励：

对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。

对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。

对档案学研究及档案史料研究做出重要贡献的。

将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的。

同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十七条　对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第三十八条  有下列行为之一的，学校将视情节轻重按《档案行政处罚程序暂行规定》和《海南职业技术学院教职工违纪处分暂行规定》的规定，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分或处罚。造成损失的，可根据档案价值和数量，责令赔偿。情节严重、构成犯罪的移交司法部门处理：

损毁、丢失属于学校所有的档案的。

违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的。

涂改、伪造档案的。

擅自出卖、赠送、交换学校档案的。

倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的。

不按规定归档、拒绝归档或者将档案据己有的。

档案工作人员玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

第三十九条　本细则自发布之日起执行，原《海南职业技术学院档案管理实施细则》（海职院[2012]19号）同时废止。

第四十条  本细则由资源信息中心（图书馆）负责解释。